Controllo Newsletter… dalla finestra nascosta di Gmail

Casella di posta intasata da decine di comunicazioni commerciali o aggiornamenti di Blog o ancora imperdibili offerte? Sicuramente stai vivendo lo spamming delle news letter e oggi ti insegneremo come attivare una funzionalità poco conosciuta all’interno del client di posta Gmail che ti aiuterà in maniera strategica ad effettuare un controllo di queste e-mail attraverso degli strumenti avanzati in modo da ripulire la casella d’ingresso in pochi clic e senza fatica.

Il problema dell’accumulo silenzioso nella posta in arrivo

Se vi state domandando perché la vostra posta si riempie così velocemente e costantemente di messaggi indesiderati e perché senza nemmeno accorgervene vi siete facilmente iscritti ad alcuni servizi online.

Infatti, ogni volta che acquistate su un e-commerce, scaricate una guida gratuita o vi registrate sul sito web, state dando il consenso a ricevere comunicazioni periodiche. All’inizio questi messaggi attirano sicuramente la vostra attenzione, ma con il tempo finiscono per essere ignorati e si accumulano a centinaia nella cartella “promozioni”.

Come si risolve questo problema? Molti utenti provano cancellandosi manualmente una mail alla volta. Un processo frustrante che richiede ore di lavoro. Si può però sfruttare la barra di ricerca avanzata, che funge come una finestra nascosta, per effettuare un controllo delle newsletter massivo, andando a raggruppare tutti gli inviti automatici in un’unica schermata per poi eliminarli e catalogarli con un clic.

Come attivare la finestra di ricerca avanzata di Gmail?

Ma come si attiva questa finestra di ricerca avanzata su Gmail? Non vi serviranno estensioni esterne programmi a pagamento, tutto ciò di cui avete bisogno si trova già all’interno della bacheca principale di Gmail.

Mi basterà guardare con attenzione la barra di ricerca in alto e noterete sul lato destro una piccola icona con delle linee di regolazione che raffigurano dei filtri. Cliccando su questa icona si andrà ad aprire una finestra comparsa ricca di campi specifici, la famosa finestra nascosta del sistema.

Si tratta di un pannello di controllo che ti permette di impostare i parametri di ricerca chirurgici, andando oltre la semplice digitazione di una parola chiave. Per avviare un controllo news letter efficace potrete quindi sfruttare questa schermata inserendo nel campo relativo alle parole contenute espressioni fisse che compaiono per legge in tutti i messaggi pubblicitari, come ad esempio la parola “annulla iscrizione” o “disiscriviti”.

Isolare ed eliminare i messaggi commerciali in un solo colpo

Una volta che avrete inserito i filtri nella finestra dei parametri avanzati cliccate su ricerca e Gmail eseguirà una scansione completa di tutto l’archivio storico della casella di posta, mostrando schermo esclusivamente i messaggi che contengono il link per la cancellazione del servizio.

A questo punto avrete isolato la totalità delle comunicazioni pubblicitarie accumulatesi negli anni e potrete spuntare la casella di selezione generale in alto a sinistra per evidenziare tutti i messaggi contemporaneamente e poi cliccare sull’icona del cestino.

In pochi secondi avrete liberato spazio prezioso sul cloud eliminando anche i gigabyte di vecchi allegati pubblicitari e newsletter che non avete nemmeno aperto una volta in vita vostra o che non vi servono più.

Creare un filtro automatico per mantenere la posta pulita in futuro

Quello che dovete capire è che il vero segreto sta nel creare un sistema in modo da non dover ripetere quest’operazione ogni mese automatizzando il processo di ricezione.

La stessa finestra nascosta può essere infatti utilizzata per creare una regola permanente per il futuro. Per farlo vi basterà cliccare su “cerca” e selezionare l’opzione posizionata in basso che dice “crea filtro”. Da questo nuovo menu potrete decidere cosa deve fare Gmail ogni volta che arriva una nuova comunicazione contenente la parola chiave legata alla newsletter.

L’opzione più intelligente sarebbe quella di selezionare la voce “applica l’etichetta”, creando una cartella specifica chiamata “lettura tempo libero”, e spuntare la casella “salta la posta in arrivo”. Così facendo le e-mail commerciali non intaseranno più la vostra schermata principale, ma verranno archiviate in modo silenzioso in una sezione dedicata pronti ad essere lette solo quando sarete voi a deciderlo.